SOD
System elektronicznego obiegu dokumentów
O programie
System elektronicznego obiegu dokumentów SOD został zaprojektowany z myślą o kompleksowej obsłudze urzędu w zakresie obiegu dokumentów i korespondencji. Program pozwala na integracje z innymi systemami. Umożliwia rejestrację dokumentów pochodzących z różnych źródeł (ePUAP, eDoręczenia, eMail) wraz z ich dekretacją i udostępnianiem do systemów dziedzinowych. Wspiera użytkowników w nadzorze nad prawidłowością oraz terminowością załatwiania spraw. Pozwala usystematyzować dokumentację w urzędzie oraz generować pisma wychodzące do instytucji i petentów.
Funkcjonalność
- Pełna zgodność z przepisami prawa,
- Zapewnianie ochrony danych przed utratą i nadpisaniem, kontrola dostępu oraz możliwość rozbudowy infrastruktury sprzętowej i repozytoriów dokumentów.
- Prowadzenie rejestrów kancelaryjnych, uchwał, wniosków, zarządzeń,
- Zarządzanie przepływem spraw, dokumentów i korespondencji,
- Natychmiastowy wgląd do wszystkich dokumentów z uwzględnieniem definiowanego poziomu dostępu do ich treści.
- Rozbudowana kategoryzacja dokumentów, spraw, powiadomień,
- Automatyzacja przepływów informacji i procesów zachodzących w urzędzie,
- Terminarze, rezerwacje zasobów i wsparcie w zarządzaniu pracą,
- Obsługa zamówień, delegacji, wniosków zakupowych i zapotrzebowań.
- Wsparcie w utrzymaniu dobrych relacji z petentem, powiązanie spraw z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt,
- Wersjonowanie szablonów dokumentów i aktów prawnych,
- Pobieranie danych z publicznych rejestrów (np. KRS, CEIDG), automatyczne uzupełnianie metadanych petentów i kontrahentów,
- Monitorowanie i alarmowanie o upływających terminach realizacji spraw,
- Zachowanie tajności danych oraz praca osób zgodnie z przydzielonymi kompetencjami,
- Pomoc merytoryczna dla biura obsługi mieszkańców,
- Integracja z systemami CRM wspierająca relacje z petentami,
- Wbudowane narzędzia analityczne i dashboardy,
- Interaktywne panele analityczne, szybki wgląd w kluczowe wskaźniki (np. liczba spraw w toku, średni czas realizacji), dostosowanie widoków przez użytkownika,
- Unifikacja dokumentów poprzez wspólną kartotekę szablonów dokumentów,
- Zarządzanie centralną bazą wiedzy, przepisów, aktów prawnych i rozporządzeń,
- Zarządzanie zastępstwami i wnioskami urlopowymi,
- Monitorowanie i analiza obciążenia pracowników,
- Współpraca z platformą ePUAP oraz systemem eDoręczenia,
- Możliwość elektronicznego podpisu dokumentu bezpośrednio w obiegu dokumentów,
- Wysłanie spersonalizowanych powiadomień (SMS, e-mail) do pracowników i petentów na podstawie statusu spraw, terminów czy zmian w dokumentach, konfiguracja reguł powiadomień,
- Wspólna kartoteka kontrahentów,
- Rejestracja dokumentów handlowych wraz z ich skanowaniem w celu udostępnienia do programów dziedzinowych Sprawnego Urzędu,
- Współpraca z systemami zewnętrznymi innych firm i instytucji,
- Dostęp do danych publicznych poprzez serwisy.
